Persyaratan Klausul 7 pada ISO 21001:2018

ISO 21001:2018
ISO 21001 tahun 2018
Persyaratan Klausul 7

 

Organisasi Pendidikan adalah tempat untuk melakukan aktivitas Pendidikan untuk mencapai tujuan pendidikan. Untuk mencapai tujuan pendidikan, dibutuhkan adanya sistem yang baik agar organisasi Pendidikan dapat mencapai tujuannya. Oleh sebab itu, pada tahun 2018 disusunlah Standar Sistem Manajemen Organisasi Pendidikan (SMOP) atau yang lebih dikenal dengan ISO 21001:2018. Standar ini disusun untuk sektor pendidikan untuk memberikan pendidikan yang bermutu. Terdapat sepuluh klausul yang harus diterapkan, salah satunya adalah klausul Sumber Daya. Ingin tau seperti apa persyaratan klausul 7 pada ISO 21001:2018? Yuk, simak uraian berikut!

Pada klausul ini ada beberapa persyaratan yang harus dipahami antara lain :

Pertama: Sumber Daya

Organisasi harus menentukan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk menetapkan, menerapkan, memelihara dan meningkatkan SMOP. Sumber daya yang dimaksud meliputi SDM, fasilitas, lingkungan, serta sumber pembelajaran.

Kedua: Kompetensi

Pada klausul ini, organisasi diminta untuk menentukan persyaratan dari personil yang terlibat dalam aktifitas organisasi. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa orang-orang yang melakukan aktivitas tersebut adalah kompeten. Contoh personil yang terlibat adalah pimpinan, pengajar, pegawai, subkontraktor, serta orang luar yang dipekerjakan. Persyaratan kompetensi dapat ditentukan dengan penentuan deskripsi jabatan. Beberapa contoh penilaian kompetensi antara lain wawancara, meninjau resume mereka, observasi langsung, atau melalui informasi terdokumentasi tentang pelatihan.

Untuk memastikan bahwa personil perlu dilakukan evaluasi kompetensi satu tahun sekali atau sesuai kebijakan organisasi. Apabila hasil evaluasi tidak kompeten maka organisasi harus melakukan peningkatan kompetensi. Misalnya pelatihan, mentoring, atau penugasan kembali orang yang baru dipekerjakan, atau menyewa atau mengontrak orang yang kompeten. Keefektifan dari tindakan yang diambil untuk mencapai kompetensi tersebut harus selalu dievaluasi.

Ketiga: Kepedulian

Pada subklausul ini organisasi harus memastikan personil mengetahui kebijakan, sasaran, serta kontribusi mereka.  Kesadaran tercapai saat personil memahami tanggung jawab mereka dan bagaimana tindakan mereka akan berkontribusi terhadap pencapaian tujuan organisasi. Kesadaran ini dapat dibangun melalui komunikasi.  Para pegawai dapat menunjukkan kesadaran mereka dalam aktivitas sehari-hari dengan membedakan antara produk atau layanan yang dapat diterima dan yang tidak dapat diterima. Personil harus memahami bila terdapat ketidaksesuaian dalam SMOP dapat menimbulkan beberapa konsekuensi. Antara lain pengerjaan ulang, pembatalan layanan pendidikan, ketidakpuasan pembelajar dan penerima manfaat lainnya, stakeholder, bahkan pelanggaran hukum.

Keempat: Komunikasi

Metode komunikasi harus ditentukan, baik internal maupun eksternal, yang relevan dengan SMOP. Organisasi juga harus menentukan apa yang dikomunikasikan,  kapan, dengan siapa berkomunikasi, dan bagaimana berkomunikasi. Organisasi harus menyampaikan informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu kepada pihak yang berkepentingan. Metode komunikasi dapat dilakukan melalui pertemuan dengan orang tua murid, brosur, surat undangan dll.

Baca juga : Manfaat Pengendalian Informasi Terdokumentasi di ISO 21001:2018

Kelima: Informasi terdokumentasi

Pada persyaratan ini, organisasi harus memantau informasi terdokumentasi yang dipersyaratkan dalam SNI ISO 21001. Dokumentasi dapat dalam hardcopy maupun softcopy, misalnya  berupa dokumen, gambar, email, rekaman suara, video, dll.

Organisasi juga harus mempertimbangkan informasi terdokumentasi dalam keadaan terkendali. Kontrol tersebut mencakup ketersediaan, distribusi dan perlindungan serta dilindungi dari kehilangan, penggunaan yang tidak tepat. Misalnya, dengan sistem elektronik dengan akses read-only dan izin tertentu untuk mengakses, serta proteksi dengan password. Informasi dokumentasi tersebut harus disimpan di dalam media yang tepat untuk memastikan kelestarian dan keterbacaannya. Waktu penyimpanan untuk informasi terdokumentasi bisa mengacu pada persyaratan regulasi atau  dapat ditentukan oleh organisasi.

Nah, demikian persyaratan pada klausul 7 pada ISO 21001:2018. Jika Anda masih penasaran dengan ISO 21001:2018, segera hubungi kami!

Baca juga : ISO 21001 – Langkah Awal Merencanakan Sistem Manajemen Organisasi Pendidikan (SMOP)