Contents
Pengendalian Informasi Terdokumentasi
Pengendalian informasi terdokumentasi berdasarkan ISO 21001:2018 adalah kegiatan pembuatan, pengidentifikasian, pengindeksian, penyimpanan, pemeliharaan, peminjaman, dan pemusnahan informasi terdokumentasi. Menurut ISO 21001:2018 pada klausul 7.5 Informasi Terdokumentasi disebutkan bahwa organisasi harus memantau informasi terdokumentasi yang dipersyaratkan untuk efektivitas organisasi. Salah satu contoh organisasi yang dapat menerapkan standar ini adalah Perguruan Tinggi. Informasi terdokumentasi dapat mencakup kalender akademik, kurikulum pembelajaran, katalog program studi, Kartu Rencana Studi, sertifikat Dosen, visi misi Perguruan Tinggi, dokumen Kerjasama Perguruan Tinggi, dll.
Lalu apakah manfaat Pengendalian Informasi Terdokumentasi untuk Akreditasi? Yuk simak pada artikel ini:
-
Memastikan dokumen yang akan digunakan adalah dokumen yang termuthakir.
Dengan menerapkan pengendalian informasi terdokumentasi maka Organisasi harus memastikan informasi harus terus dimutahirkan (up-to-date), misalnya dokumen A terbit pada bulan Desember 2021 dan direvisi pada Juni 2021. Nah, karena dokumen ini telah direvisi maka Organisasi harus memastikan bahwa dokumen yang digunakan atau disimpan adalah dokumen yang ter-update. Hal ini tentunya sangat membantu Perguruan Tinggi dalam melaksanakan akreditasi, sehingga personil tidak perlu lagi bingung dalam mencari dokumen terupdate.
-
Dokumen tersimpan dengan aman.
Pada proses ini, harus dipastikan bahwa seluruh dokumen yang berkaitan tersedia dalam media yang sesuai dan dilindungi secara memadai. Apabila dokumen terlindungi dengan baik, misalnya dari resiko kebakaran, maka Perguruan Tinggi tidak perlu cemas terhadap risiko yang mungkin terjadi. Perlindungan dokumen merupakan salah satu tindakan pengendalian untuk memastikan dokumen dalam keadaan aman. Salah satu metode yang dapat digunakan adalah dengan menyimpan dokumen melalui drive atau cloude.
Selain itu, Perguruan tinggi juga harus mempertimbangkan pengendalian yang diperlukan untuk memastikan informasi terdokumentasi sudah dikontrol dengan tepat, dilindungi dari kehilangan, penggunaan yang tidak tepat. Hal ini dapat dilakukan dengan berbagai cara, termasuk sistem elektronik dengan akses read-only dan izin tertentu seperti proteksi dengan password atau entri identifikasi (ID).
-
Memudahkan dalam mencari dokumen.
Dalam proses ini, Perguruan Tinggi harus menentukan media penyimpanan dokumen, metode untuk mengakses serta menginformasikan kepada personil terkait. Tentunya apabila hal tersebut sudah dilakukan maka personil akan mudah mengakses dokumen kapanpun dan dimanapun. Kemudahan dalam akses dokumen, tentunya sangat diperlukan terutama dalam proses mempersiapkan akreditasi atau pada saat Perguruan Tinggi dievaluasi oleh BAN-PT.
Nah, demikian manfaat dari menerapkan pengendalian informasi terdokumentasi. Selamat mencoba!
