DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN
Dokumentasi adalah suatu cara yang dilakukan untuk menyediakan dokumen dengan menggunakan bukti yang akurat dari pencatatan sumber informasi khusus dari sebuah karangan atau tulisan, wasiat, buku, undang-undang dan lain sebagainya. Atau dengan kata lain, pengertian dokumentasi secara umum adalah suatu pencarian, penyelidikan, pengumpulan, pengawetan, penguasaan, pemakaian dan penyediaan dokumen. *Wikipedia
Dalam penerapan sistem manajemen dokumentasi sangat diperlukan. Untuk pelaksanaannya agar lebih efektif dan efisien serta kemudahan pengendalian nya. Dokumentasi yang diperlukan dalam mengimplementasikan sistem manajemen dapat digambarkan sebagai berikut.
- Manual merupakan dokumen level satu dalam sistem manajemen yang berisi mengenai pokok pokok persyaratan sistem manajemendan bagaimana Perusahaan dapat memenuhi persyaratan tersebut.
- Prosedur merupakan dokumen level 2 yang berisi petunjuk melakukan aktivitas / proses yang terkait dengan sistem manajemen di Perusahaan
- Instruksi Kerja merupakan dokumen level 3 ini berisi mengenai petunjuk teknis untuk melakukan pekerjaan terkait dengan sistem manajemen.
- Form / Record merupakan contoh laporan/ formulir yang harus dijalankan pada saat melakukan kegiatan.
Bentuk dokumentasi sistem manajemen
Dokumentasi sistem manajemen untuk mayoritas organisasi di indonesia masih menggunakan hardcopy. Namun untuk beberapa organisasi juga sudah menerapkan dokumentasi dalam bentuk softcopy. Penggunaan harcopy dan softcopy dapat digunakan karena tidak ada aturan / pasal / klausul pada standard yang mewajibkan menggunakan bentuk tertentu. Namun dengan kemajuan teknologi sekarang ini menggunakan sistem dokumen elektornik sangat efektif dalam penerapan sistem manajemen. Penghematan dapat dilakukan dan akan lebih mudah dalam pengendalian nya.
Pengendalian dokumen untuk implementasi sistem manajemen merupakan hal yang penting harus diperhatikan oleh para pelaku industry. Banyak hal kurang baik dapat terjadi apabila pengendalian terhadap dokumen kita tidak maksimal dilakukan. Mulai dari penggunaan dokumen yang tidak valid, kesulitan mencari dokumen bahkan sampai kehilangan dokumen.
Dalam melakukan konsultansi sistem manajemen kami sudah menerapkan penggunaan softcopy dalam pelaksanaan nya. Implementasi sistem manajemen akan semakin efektif jika didampingi oleh penggunaan sistem IT yang mumpuni.
Apabila Perusahaan anda membutuhkan Pelatihan Dokumentasi K3 silahkan menghubungi kami
ERA KONSULTAN
- Telepon : +62 21 8275 4798
- Handphone : +62 859-2166-1103
- Email : info@erakonsultan.co.id
