12 Tahapan Implementasi ISO 20000 IT Service Management Systems

iso 20000, iso 20000 service management, it service management, pelatihan iso 20000, sertifikasi iso 20000, implementasi iso

Apa itu ISO 20000?

IT Service Management Systems ISO 20000 adalah serangkaian proses manajemen yang dirancang untuk membantu memberikan layanan TI yang lebih efektif. Baik kepada mereka yang ada di dalam bisnis maupun pelanggan. Standar ini memberikan metodologi dan kerangka kerja untuk membantu mengelola ITSM, sekaligus membuktikan bahwa perusahaan telah mengikuti praktik terbaiknya. Sehingga diharapkan dapat membantu meningkatkan layanan TI secara efisien. Seperti manajemen lainnya, standar ini berlaku juga untuk semua ukuran perusahaan dan industri apapun. Dalam menjalankan aktivitasnya, organisasi yang mengimplementasikan ISO 20000 harus patuh dan melaksanakannya secara sistematis. Dimana sesuai dengan kerangka kerja yang disusun sebelumnya.

Baca juga: Mengenal ISO 20000 IT Service Management Systems

12 Tahapan Implementasi ISO 20000 IT Service Management Systems

Ketika organisasi memutuskan untuk mendapatkan sertifikasi ISO 20000, maka langkah pertama yang diperlukan adalah dengan menemukan bagaimana langkah terbaik untuk dapat mengimplementasikan sistem ini secara tepat. Berikut adalah 12 tahapan penting yang dapat dijadikan acuan orgaisasi dalam mengimplementasikan ISO 20000.

1. Dukungan Manajemen

Sebagai langkah awal implementasi ISO 20000, organisasi harus mendapatkan yang kuat dari manajemen. Yaitu dengan mematikan komitmen manajemen puncak terhadap implementasi sistem ISO 20000. Dukungan manajemen sangatlah penting karena menyangkut kelancaran proses implementasi, yaitu dalam aspek pendanaan, penanggungjawab, dan pengambilan keputusan.

2. Menetapkan tujuan dengan membangun proyek

Dengan adanya tujuan yang ditetapkan secara jelas, akan membantu meningkatkan efisiensi implementasi sistem secara signifikan. Tujuan adalah aspek penting yang mendorong organisasi mempersiapkan dukungan sumber daya yang memadai. Dimana mencakup sumber daya manusia, infrastruktur, perencanaan waktu, input yang dibutuhkan, output yang diharapkan, dll. Pada tahap ini organisasi akan menggunakan manajemen proyek sebagai alat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan dan pengendalian implementasi, sekaligus mencapai hasil yang diinginkan yaitu implementasi IT Service Management Systems dan sertifikasi ISO 20000-1.

3. Lakukan penilaian dan analisis kesenjangan

Penilaian dan analisis kesenjangan sangat direkomendasikan bagi organisasi untuk memastikan sejauh mana kesiapan sistem organisasi memenuhi persyaratan ISO 20000. Proses ini berguna sebagai alat validasi terhadap aspek-aspek yang dinilai kurang memadai dalam mematuhi standar yang berlaku. Selain itu, proses ini juga akan membantu dalam efektifitas penerapan sistem baik dalam menghemat sumber daya maupun aspek finansial.

4. Tentukan ruang lingkup dan kebijakan organisasi

Menentukan ruang lingkup merupakan bagian terpenting dalam penerapan standar ISO 20000. Tujuannya adalah untuk menetapkan apa saja cakupan dan proses yang digunakan dalam IT Service Management Systems. Dengan menentukan lingkup yang jelas, perusahaan dapat memberi tahu para pihak berkepentingan seperti pemangku kepentingan, pelanggan, auditor, staf, dan manajemen puncak bidang spesifik apa yang digunakan dalam ITSMS organisasi. Selain itu, kebijakan organisasi akan menjadi acuan dasaer dalam mengimplemetasikan sistem.

5. Penyusunan dan implementasi prosedur pendukung

Untuk mendukung efektifitas sistem yang berjalan, organisasi membutuhkan prosedur pendukung diluar operasional ITSMS namun berpengaruh secara tidak langsung. Prosedur ini harus disusun sebaik dan seefektif mungkin sehingga memberikan kemudahan bagi organisasi. Contohnya seperti prosedur pengendalian dokumen dan catatan, prosedur dan daftar periksa audit internal, prosedur komunikasi, dll.

6. Membuat dokumentasi proses/fungsi

Dalam hal ini organisasi harus menyusun dokumentasi proses yang berguna dalam pengecekan proses selama pelaksanaan proyek. Tujuannya adalah untuk peninjauan implementasi agar dapat menyesuaikan strategi dan memperbaiki prosedur yang ada. Dokumentasi proses adalah langkah yang diambil untuk menyelesaikan proyek. Dimana memberikan detail yang menjelaskan cara menjalankan suatu proses dari awal hingga akhir. Dokumentasi ini dapat mencakup dokumen seperti tudi kasus, daftar periksa, formulir, kebijakan, pemetaan proses, dll.

7. Implementasikan proses/fungsi

Proses ini adalah proses lanjutan dari pembuatan dokumentasi proses/fungsi. Setelah dokumentasi proses telah disepakati dan disetujui, maka organisasi harus melakukan proses implementasi berdasarkan dokumentasi proses tersebut.

8. Lakukan program pelatihan dan awareness

Seluruh personil yang terlibat dalam pengimplementasian ITSMS harus memiliki pemahaman yang baik terhadap tugasnya. Dalam hal ini organisasi perlu memberikan pelatihan dan awareness terkait IT Service Management Systems agar para personil memiliki pemahaman yang sama terhadap maksud, tujuan, dan proses yang diterapkan di organisasi. Hal ini juga termasuk dengan istilah-istilah yang digunakan dalam proses implementasi di organisasi. Misalnya terkait insiden dimana organisasi mendapatkan laporan adanya kegagalan fungsi dalam pelayanan yang diberikan.

9. Implementasi Service Management Systems

Dalam proses implementasi ITSMS baik sebelum maupun setelahnya membutuhkan keterampilan manajerial yang baik. Proses ITSMS sendiri berguna untuk mendukung pelayanan TI kepada pelanggan. Dimana memungkinkan terjadinya proses dan insiden yang rumit, sehingga sangat penting bagi organisasi untuk menunjuk orang yang mampu mengelola layanan ITSMS ini secara maksimal.

10. Buat konsep Peningkatan Layanan Berkelanjutan

Tujuan dari implementasi sistem manajemen (dalam hal ini IT Service Management Systems) adalah untuk peningkatan layanan organisasi secara berkelajutan. Proses ini dilaksanakan bersamaan dengan penerapan sistem, proses evaluasi, dan langkah perbaikan terhadap ketidaksesuaian yang terjadi secara terus menerus dan berkelanjutan. Konsep ini dinilai akan membantu organisasi dalam meningkatkan kinerja ITSMS dan kepuasan pelanggan.

11. Melaksanakan audit internal

Setelah seluruh tahapan telah berhasil diimplementasikan, tahapan penting selanjutnya adalah audit internal. Proses ini sangat diperlukan agar organisasi dapat mengukur efektifitas sistemnya secara menyeluruh. Dimana sebagai penilaian dan evaluasi terhadap pengelolaan ITSMS di organisasi. Pelaksanaan audit internal harus dilakukan oleh orang yang tidak terlibat dalam proses implemenntasi ITSMS agar hasilnya lebih objektif.

12. Pelaksanaan tinjauan manajemen

Tinjauan manajemen merupakan proses evaluasi terhadap kesesuaian dan efektifitas implementasi sistem dengan melakukan pembahasan (rapat tinjauan manajemen) serta melibatkan berbagai pihak terkait. Proses ini wajib dilakukan organisasi secara berkala dan umumnya dapat dilakukan dalam kurun waktu 3, 6 atau 12 bulan sekali.

Baca juga: Pentingnya perlindungan keamanan informasi berbasis ISO 27001

IT Service Management Systems ISO 20000 umumnya menangani masalah operasional manajemen teknologi informasi yang dikenal juga sebagai operations architecture (arsitektur operasi). Standar ini mencakup persyaratan yang disusun secara spesifik untuk penyedia layanan TI. Berguna untuk merencanakan, menetapkan, menerapkan, mengoperasikan, memantau, mereview, memelihara, dan meningkatkan sistem manajemen layanan TI. Keberhasilan sertifikasi ISO 20000 membutuhkan komitmen tinggi dari seluruh komponen manajemen layanan TI organisasi.

Era Konsultan akan mendampingi perusahaan dalam pelaksanaan proses implementasi sistem, mulai dari gap analisis sampai dengan memperoleh sertifikat yang dibutuhkan perusahaan. Selain memudahkan perusahaan dalam dalam pengurusan ISO, penggunaan jasa konsultan juga akan mempercepat proses perusahaan mendapatkan sertifikat ISO. Kami membantu perusahaan dalam mengimplementasikan dan memperoleh sertifikat yang diakui secara formal dengan memberikan saran yang membantu perusahaan menentukan strategi dalam melindungi dan mengelola informasi perusahaan berdasarkan pendekatan yang sistematis berbasis risiko bisnis.

Baca juga: Kenali Manajemen Risiko Keamanan Informasi ISO 27005:2022